Die Geschäftspapiere, die für die Kommunikation des Unternehmens nach außen verwendet werden, müssen dabei dem restlichen Erscheinungsbild des Unternehmens entsprechen. Die Geschäftspapiere gehören mit zum Corporate Design, also dem Bereich, der sich mit der visuellen Identifikation des Unternehmens beschäftigt. Neben grafischen Elementen, wie dem Logo, gehören allerdings auch einige rechtliche Angaben mit auf das Geschäftspapier, wobei sich diese nach Unternehmensform durchaus unterscheiden können. Hier sollte man aber stets nach dem Motto verfahren, dass eher zu viele als zu wenige Informationen vorhanden sein sollten, denn ansonsten können rechtliche Konsequenzen drohen. Gleiches gilt übrigens auch für E-Mails, die ebenfalls als Geschäftsbriefe gelten und die gleichen Informationen enthalten müssen, die auch auf Briefpapier vorhanden sind. Von daher macht es durchaus Sinn, auch E-Mails mit in den Designprozess für Geschäftspapiere mit einzubeziehen und eine E-Mail-Vorlage zu erstellen, die alle notwendigen Angaben enthält.

Die erste grundsätzliche Unterscheidung für den Briefbogen ergibt sich daraus, ob ein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht. Ohne Eintragung reicht es aus, wenn der Unternehmer mit einem Vor- und Zunamen firmiert und diesen, zusammen mit seiner ladungsfähigen Anschrift, den Kommunikationsdaten sowie üblicherweise der Angabe einer Steuernummer sowie einer Bankverbindung auf den Geschäftsbriefen vermerkt. Für alle Unternehmen, die im Handelsregister eintragen sind, also vom Einzelkaufmann bis hin zu einer Aktiengesellschaft, gelten hingegen gesetzliche Vorschriften, die einzuhalten sind. Allen gemein ist dabei, dass die Firmierung in der Form anzugeben ist, wie sie auch im Handelsregister eingetragen ist. Ist bei der Eintragung ein Fehler passiert, muss man im Grunde genommen bis zu dessen Korrektur unter der fehlerhaften Eintragung firmieren. Weiterhin ist immer die Angabe der Unternehmensform eine Pflichtangabe, ebenso wie die Nennung der Registernummer sowie des Registergerichts, an dem die Eintragung vorgenommen wurde. Außer bei einem Einzelkaufmann, der unter seinem Namen mit entsprechendem Zusatz firmiert, sind bei anderen Gesellschaften die Namen der Geschäftsführer mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Bei bestehenden Aufsichtsräten ist mindestens dessen Vorsitzender namentlich zu benennen.